ניהול מסמכים

ניהול מסמכים

מעקב מלא אחר כל סוגי המסמכים בעסק.


מודול ניהול מסמכים הוא חלק מהמערכת השלמה, אך יכול לתת מענה כמערכת בעד עצמה לניהול המסמכים בארגון, בהתאמה אישית לצורכי הלקוח


מה זה ניהול מסמכים ?

ניהול מסמכים :
מנהל את כל מסמכים המשרד כולל סריקות, פקסים, אימיילים, קבצי האופיס וכל שאר הקבצים במחשב שלך במקום אחד עם היכולות הבאות:
  • חיפוש מהיר
  • מעקב אחר הטיפול
  • קישור לתיק הלקוח
  • תזכורות


מדוע כדאי לי ניהול מסמכים ?

ניהול מסמכים תחסוך לך:
  • מקום פיזי - תוכל לפנות קלסרים (אחרי שתסרוק אותם למערכת)
  • ניירות, הדפסות ודיו - תוכל לחסוך בהדפסת פקסים (הם מגיעים ישירות למערכת), תוכל לאתר בקלות מסמכים ללא צורך להדפיס מחדש.
  • זמן - איתור כל מסמך בקלות ללא צורך בחיפושים בקלסרים או תיקיות במחשב,
    תזכור אוטומטי לכל מסמך ביום ובשעה שנוח לך לטפל בו,
    מעקב אחר סטטוס טיפול במסמך.


יכולות המערכת

סורק מסמכים


מה הוא סורק מסמכים ?

סורק מסמכים הינו מכשיר פיזי עם יכולת לסריקת מסמכים

    סוגי סורקי המסמכים שונים אחד מהשני בפרמטרים הבאים:
  • יכולת לסרוק מסמכים מרובי עמודים
  • יכולת לסרוק מסמכים משני הצדדים
  • מהירות הסריקה
  • איכות הסריקה
  • יכולת חיבור למחשב, רשת, רשת אלחוטית
  • אמינות

  • סורק מסמכים טוב לא עוזר הרבה בלי תוכנת סריקה טובה

    תוכנת הסריקה של אוקטופוס שהיא חלק מאוקטופוס ניהול מסמכים מנצלת את יכולות הסורק בצורה הטובה ביותר



סריקת מסמכים

  • סריקת מסמכים חוסכת מקום פיזי במשרד
  • סריקת מסמכים היא הצורה היחידה בה ניתן לשמור גיבוי של המסמכים הפיזים למקרה של אסון כגון שריפה, הצפה
  • רק כאשר מבצעים סריקת מסמכים פיזים ניתן לקרוא אותם מרחוק
  • לאחר ביצוע סריקת מסמכים הם תמיד יהיו זמין בתוכנת האוקטופוס לכל עובד, אין יותר מצב בו עובד אחר לקח את המסמך פיזית ולא מוצאים אותו
  • מערכת האוקטופוס תומכת בסריקת מסמכים מסורק אישי
  • מערכת האוקטופוס תומכת בסריקת מסמכים מסורק רישתי
  • מערכת האוקטופוס היא לא רק סריקת מסמכים אלה הרבה יותר: אפשרות ניהול סטטוס של סריקת, תזכורת
  • קישור מסמך סרוק ישירות לתיק הלקוח ובו זמנית לכל מסמך רלוונטי, לדוגמה קישר הצעת מחיר חתומה סרוקה ישירות להצעת המחיר באוקטופוס


סריקה

  • סריקה חוסכת מקום פיזי במשרד
  • סריקה היא הצורה היחידה בה ניתן לשמור גיבוי של המסמכים הפיזים למקרה של אסון כגון שריפה, הצפה
  • רק כאשר מבצעים סריקה למסמכים פיזים ניתן לקרוא אותם מרחוק
  • לאחר ביצוע הסריקה המסמך תמיד זמין בתוכנת האוקטופוס לכל עובד, אין יותר מצב בו עובד אחר לקח את המסמך פיזית ולא מוצאים אותו
  • מערכת האוקטופוס תומכת בסריקה מסורק אישי
  • מערכת האוקטופוס תומכת בסריקה מסורק רישתי
  • מערכת האוקטופוס נותנן אפשרות ניהול סטטוס הסריקה
  • ביצוע תזכורות על הסריקה
  • קישור מסמך סרוק ישירות לתיק הלקוח ובו זמנית לכל מסמך רלוונטי, לדוגמה קישר הצעת מחיר חתומה סרוקה ישירות להצעת המחיר באוקטופוס


ניהול מסמכים

  • ניהול מסמכים זאת אומנות, הכנסנו לאוקטופוס את הניסיון שלנו למעלה מ 25 שנה בתחום ניהול מסמכים
  • בניהול מסמכים העובד ירצה לדעת את סטטוס הטיפול שלו בכל מסמך וזה בדיוק מה שאוקטופוס נותנת, ניתן לראות מסמכים לפי סטטוסים כגון: חדש, בטיפול, טופל
  • ניהול מסמכים נכון צריך גם לתת אפשרות לתזכורות על מסמכים וזה בדיוק מה שאנחנו עושים
  • ניהול מסמכים חכם צריך לתת אפשרות לקשר את המסמך לכל מקום רלוונטי, לדוגמה: לתיק הלקוח ולהצעת המחיר וגם לפגישה, כל זה אפשרי בתוכנת האוקטופוס


ארכיון דיגיטאלי

  • באמצעות ארכיון דיגיטאלי ניתן לחסוך מקום פיזי של כל החדרים והארונות המכילים את המסמכים
  • תוכנת האוקטופוס יודעת ליצר ארכיון דיגיטאלי של כל מסמכי הארגון
  • ניתן להמיר את כל מסמכי הארגון לארכיון דיגיטאלי דרך מערכת האוקטופוס
  • ישנם חברות סריקה מקצועיות לצורך יצירת ארכיון דיגיטאלי אשר יכולות לבצע את הסריקה עבורכם ישירות לתוך האוקוטפוס


תוכנת סריקה


תוכנת סריקה הינה תוכנה המחוברת לסורק בארגון

שיכולה לסרוק את המסמכים הפיזים כגון:

דואר שמגיע, הצעות מחיר חתומות, תעודות משלוח חתומות ועוד.

תוכנת סריקה טובה נותנת גם כילים לתעד את הסריקות

תוכנת אוקטופוס הינה תוכנת סריקה מעולה התומכת גם בסורקים המחשוברים ישירות למחשב וגם בסורקי רשת

באמצעות תוכנת הסריקה שלנו ניתן למפתח את המסמכים הסרוקים ולמצוא אותם בקלות

ניתן לבצע עריכות של הדפים הסרוקים ולסובב אותם לצדדים במידת הצורך

תוכנת הסריקה הינה חלק ממערכת אוקוטפוס לניהול מסמכים החוסכת את הצורך בסריקת פקסים







התנסות הורד בחינם
© 1997 - 2021 - כל הזכויות שמורות לחברת די.איי.אס - דורון מערכות מחשבים בע''מ




An error has occurred. This application may no longer respond until reloaded. Reload 🗙